Office 365 voor gemak op de werkvloer

Als je de leiding over een organisatie hebt, is het raadzaam om office 365 te implementeren. Je zult merken dat werken nog nooit zo soepel verloopt als nu. Office 365 is een geïntegreerde applicatie en dus een verzameling van een reeks bekende- dan wel onbekende applicaties die het leven van zowel de leidinggevenden als de uitvoerders een stukje vergemakkelijkt. Tenminste, dat is natuurlijk als je je ervoor openstelt. Denk maar aan Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Publisher maar ook Sharepoint, Yammer enzovoort, de iets meer sociale applicaties.

Beleid

Voor de beleidsmakers is het systeem ideaal om het uit te voeren beleid systematisch door te communiceren naar de interne organisatie toe, met als doel verandering teweeg te brengen. Denk maar aan interne hervormingen die gaande zijn. Uiteraard speelt het hebben van een communicatiespecialist hier een belangrijke rol. Ook het HR- communicatie zou heel makkelijk kunnen worden door gecommuniceerd via de applicatie Sharepoint bijvoorbeeld. Denk maar aan mededelingen op het gebied van huisregels, verloven en circulaires. De diverse werkgroepen zouden via Yammer hun brainstormsessies kunnen hebben. Ook de planning en meetings kunnen per agenda worden gedeeld met de daarvoor bestemde ruimte aangegeven. Hoe handig is dit niet? Op sharepoint gaan de medewerkers los bij het lezen over de nieuwe target die behaald is. Medewerkers delen hun gelukwensen en ervaringen… of zetten een jarige collega in de bloemetjes.

En dan komt het. Alvorens dit mooi niveau bereikt is, zal ook deze vernieuwing aan de organisatie verteld moeten worden. Belangrijk is dat hier voornamelijk gesproken wordt over de gemakken en de voordelen die dit soort systemen met zich meebrengen. En als je voor een groot deel draagvlak gecreëerd hebt onder de medewerkers, dan is het tijd om er de office 365 training voor te volgen. Deze office 365 training kan door een externe organisatie worden verzorgd maar soms kan ook de afdeling ICT de Office 365 training voor zijn rekening nemen. Systematisch wordt aan de medewerkers die gesegmenteerd zijn, de kneepjes bijgebracht. Natuurlijk heb je een goede indeling gemaakt, dus los van de segmentatie, naar behoefte van de medewerkers gezien de taakstelling. Hierna kun je met trainingen aan de slag.

Belangrijk; volg een office 365 cursus!

Omdat het systeem een integratie van verschillende applicaties is, is het belangrijk dat je medewerkers en ook jij als leidinggevende de programma’s zoals Word, Excel, Powerpoint enzovoort onder de knie hebt. Indien dat niet het geval is, zal degene die bijvoorbeeld veel Excel moet gebruiken, een Excel cursus volgen. Een Excel cursus kan online, intern of extern worden verzorgd.